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Rückblick auf die Sitzung am 20. September 2007

 

Thema: Interkulturelle Kompetenz in deutsch-polnischen Geschäftsbeziehungen

 ! ! ! Zwischen 30 und 70 Prozent aller internationalen Projekte scheitern an mangelnder interkultureller Kompetenz ! ! !

        

            Lassen Sie es nicht soweit kommen. Lassen Sie sich beraten.

 

Die rasche Entwicklung und die Attraktivität der polnischen Wachstumsbrachen und -märkte stellen deutsche und polnische Personalmanager, Führungskräfte, Projektleiter und Mitarbeiter vor große Herausforderungen. Diese sind jedoch nicht nur wirtschaftlicher Art, denn ein gutes Investitionsklima und Expansionswille allein reichen nicht aus, um in Polen erfolgreich zu sein. Einer der wichtigsten Faktoren für eine reibungslose deutsch-polnische Zusammenarbeit ist die  länderspezifische interkulturelle Kompetenz. Wie wichtig diese ist, lässt sich daran ablesen, dass zwischen 30 und 70 Prozent aller internationalen Projekte daran scheitern, dass sich die Unternehmen wichtige Frage häufig gar nicht stellen: Wo liegen die Unterschiede in der deutsch-polnischen Kommunikationsführung? Was muss beachtet werden, wenn in Polen Kontakte geknüpft und Geschäfte angebahnt werden sollen? Wie werden in Polen Projekte organisiert und durchgeführt?

 

Solche und ähnliche Fragen sind jedoch elementar. Unternehmer sind nur dann in der Lage, die Zusammenarbeit mit dem polnischen Partner gezielt zu steuern, wenn sie den polnischen Kommunikation, Arbeits- und Führungsstil kennen und mit den Unterschieden konstruktiv umgehen können. Nur wenn Sie über Kenntnisse der polnischen Geschichte und Kultur verfügen, wissen sie, warum Deutsche und Polen manchmal aneinander vorbei kommunizieren.

 

Die kostenfreie imoe> Experten-Fragestunde Osteuropa führte Sie ein in das Thema der interkulturellen Kompetenz im deutsch-polnischen Projektmanagement. Folgende Bereiche wurden behandelt:

 

  • Kultur als wesentlicher Faktor in deutsch-polnischen Projekten.
  • Kommunikation und Informationsfluss in deutsch-polnischen Kooperationen. 
  • Phasen in internationalen Projekten. Fallgruben und Stolpersteine in deutsch-polnischen Projekten.
  • Chancen und Risiken der deutsch-polnischen Projekte - Umweltmanagement.
  • Führungskompetenz in deutsch-polnischen Projekten.
  • Kulturelle Dimensionen in deutsch-polnischen Teams

Fragen und Antworten - Ergebnisse der Experten-Fragestunde

Die wichtigsten Fragen und Antworten hat unsere Expertin Frau Balinska von der Firma between services für Sie zusammengestellt:

 

1.“(…) Immer wieder stelle ich fest, wie schwierig es ist, von der polnischen Projektseite Protokolle aus gemeinsamen Meetings zu bekommen. Was mir auf den Tisch flattert, sind in der Regel allgemeine Notizen. Woran liegt das? Schreibt man in Polen keine Protokolle?“ 

 

Antwort:

Die Art, wie mit dem Thema „Protokoll“ umgegangen wird, hängt stark von der  Größe des Unternehmens, von dessen Struktur und Unternehmenskultur ab.  

In kleinen und mittelständischen polnischen Betrieben überwiegt in der Regel die mündliche Kommunikation. „Das gesprochene Wort gilt!“ Vor allem dann, wenn es sich um traditionelle polnische Unternehmen handelt, deren Leiter der Generation

50 + angehören. Aber auch in manchen jungen Firmen wird das Protokoll eher als pure Zeitverschwendung angesehen: Wozu Zeit für Protokollschreiben verschwenden, wenn alle Probleme, Aufgabenverteilungen und Vereinbarungen in Meetings lang und breit besprochen wurden?

 

In Unternehmen, deren Organisationsstruktur und Organisationskultur an westliche Unternehmenswerte angepasst sind, gehört das Protokollschreiben mit zum Geschäftsalltag. Aber Achtung: Man sollte grundsätzlich nie davon ausgehen, dass die „deutsche Art“ ein Protokoll zu verfassen der „polnischen Art“ gleichzusetzen ist.

 

Tipp: Bei einer längerfristigen Zusammenarbeit ist es daher ratsam, diesbezüglich gemeinsame Spielregeln zu vereinbaren. 

 

 

2. (…) Seit Tagen versuche ich, von der polnischen Seite (Verlagswesen) eine Reaktion auf meine Anfrage zu bekommen. Vergeblich. Geht es den Polen jetzt so gut, dass sie es nicht für nötig halten, neue Kunden zu gewinnen?

 

Antwort:

Es gibt sicherlich einige Gründe, mit denen sich die ausbleibende Reaktion ihrer polnischen Geschäftspartner erklären ließe.

Grund 1:

Das polnische Unternehmen hat eine mangelhafte Kundenpolitik. Die Mitarbeiter handeln folglich nicht kundenorientiert.   

Grund 2:

„Der Ton macht die Musik“: Über Erfolg oder Scheitern der deutsch-polnischen Zusammenarbeit entscheidet in der Regel der erste persönliche Kontakt. Es wäre daher wichtig zu wissen, ob die deutsche Firma den ersten Kontakt per Mail oder am Telefon gesucht hat? In welcher Sprache wurde kommuniziert? Wurde das Anliegen von der deutschen Seite direkt geäußert? Wie hat der polnische Mitarbeiter daraufhin reagiert?

 

In Polen ist es üblich, den ersten Kontakt am Telefon herzustellen. Erst dann wird per Mail kommuniziert. Bleibt diese Mail unbeantwortet, sollte man zum Telefon greifen und höflich nach dem Grund der Verzögerung fragen, beziehungsweise die Konsequenzen einer solchen Verzögerung offen legen. Es ist wichtig, dabei freundlich zu bleiben und Verständnis zu zeigen (niemand ist fehlerfrei)! In der Regel bekommt man dann die gewünschte Antwort.

 

Deutsche Sprache gilt für viele Polen als aggressiv, hart und laut. Wenn der deutsche Mitarbeiter zudem sein Anliegen knapp und sehr direkt vorträgt, wird er in Polen leicht als arrogant empfunden. Der Grund hierfür liegt zum einen in der deutsch-polnischen Geschichte, zum anderen in den polnischen Propagandakriegsfilmen der 50er, 60er, 70er und 80er Jahre. Denn bis heute wird die deutsche Sprache wegen dieser Filme oftmals mit solchen Worten wie „Raus“ oder „Hände hoch“ in Verbindung gebracht. Die Erlebnisse aus der Vergangenheit werden leider immer noch bewusst oder unbewusst in die deutsch-polnischen Beziehungen der heutigen Zeit übertragen. Stereotype und Vorurteile beeinflussen so die deutsch-polnische Kommunikation.

 

Es ist daher wichtig, sich die eigene Außenwirkung bewusst zu machen. Es geht nicht darum, kein Deutsch bei der Kontaktanbahnung in Polen zu sprechen. Es geht vielmehr darum, dem polnischen Partner klar zu machen, dass man an einer Zusammenarbeit wirklich interessiert ist.  

 

Tipp: Ein paar Worte auf Polnisch, die man während eines Gesprächs einfließen lässt, wirken Wunder!

 

 

3. Bezahle ich, wenn ich mit meinem polnischen Partner in Polen essen gehe? Wie viel Trinkgeld gibt man in Polen?

 

Antwort:

In Polen bezahlt immer der polnische Geschäftspartner, der in der Funktion des Gastgebers ist.

Es ist üblich 10% von der Endsumme als Trinkgeld zu geben.

 

 

4. „Als Geschäftsführer eines bekannten mittelständischen Unternehmens, ging ich davon aus, dass ich bei einer polnischen Firma, deren Mutter in Deutschland ihren Sitz hat, sofort einen Termin bekomme. Das hat sich jedoch nach ersten Anfragen meiner Sekretärin als sehr schwierig erwiesen.

Sehr verärgert habe ich darauf bestanden, endlich mit dem polnischen Geschäftsführer zu sprechen. Ich habe den Termin zwar bekommen, aber erst in zwei Monaten. Was habe ich falsch gemacht?

 

Antwort:

Über Erfolg oder Scheitern der deutsch-polnischen Zusammenarbeit entscheidet in der Regel der erste persönliche Kontakt. Daher ist es wichtig zu erfahren, wie die ersten Anfragen Ihrer Sekretärin formuliert waren. Die Botschaft dieser Anfragen könnte von der polnischen Seite negativ aufgefasst worden sein.

 

Viele Polen empfinden Deutsche immer noch als arrogant und hochnäsig

(= Stereotype/Vorurteile). Gründe hierfür sind zum einem die deutsch-polnische Geschichte und die deutsche Sprache, die als hart und laut empfunden wird, zum anderen eine direkte, nicht kontextbezogene Kommunikationsart. Vor allem bei Feedbackgesprächen oder im Falle einer Kritik sollte man sich der Wirkung der eigenen Sprache bewusst werden. Aufgrund der belasteten Geschichte beider Länder, fühlen sich die Polen gegenüber ihren deutschen Partnern oftmals nicht gleichberechtigt. Sobald sie das Gefühl haben, dass man mit ihnen nicht auf einer Augenhöhe kommuniziert, gehen die Polen in eine Verweigerungshaltung.

Es ist daher ratsam, dem polnischen Partner zu zeigen, dass man als deutscher Geschäftsmann nicht auf dem „hohen Ross sitzt“.

 

Man sollte sich auch bewusst machen, dass die typisch direkte Kommunikation der Deutschen in Polen mit Arroganz verwechselt werden könnte.

 

Tipp: Bringen Sie Geduld mit. Denn auch wenn der erste Kontakt nicht einwandfrei verlaufen ist, hat man immer noch die Chance, den polnischen Partner für sich zu gewinnen.

 

 

5. Eine deutsche Firma musste ihre Mitarbeiter von einer polnischen Baustelle abziehen, weil diese weder eine Arbeitserlaubnis noch notwendige Unterlagen (z. B Gesundspaß) vorweisen konnten. Der deutsche Bauleiter war wütend und hat die Schuld dafür dem polnischen Bauleiter gegeben. Schließlich „(…) hätte der polnische Bauleiter ihn über all die Regelungen informieren müssen“.   

 

Antwort:  

In Polen ist das Prinzip der Hol- und Bringschuld nicht so sehr ausgeprägt wie das in Deutschland der Fall ist. Der Grund dafür ist die kontextbezogene Kommunikation, die in Polen vorherrscht. Folglich werden Informationen in der Regel durch ständigen Austausch gewonnen.

 

 

6. „Der polnische Auftragsnehmer hat meine Bitte, bestimmte Holzelemente als erste zu imprägnieren nicht erfüllt, obwohl ich ihn darum schriftlich (per Fax) gebeten hatte. Er hätte mir zumindest eine Absage schicken können. (…)“

 

Antwort:

Die mündliche Kommunikation hat in Polen Vorrang. Vor allem kleine polnische Unternehmen bevorzugen Telefonate und persönliche Gespräche. Schriftliche Kommunikation ist nur dann üblich, wenn Verträge gemacht und Aufträge angenommen werden. Aber auch dann kann es passieren, dass die mündliche Abmachung über eine Dienstleistungserbringung als bindend angesehen wird.

Deswegen empfiehlt es sich, mit dem polnischen Partner Sonderregelungen am Telefon, beziehungsweise persönlich vor Ort auszuhandeln.

 

Tipp: Lieber einmal zu viel anrufen als eine Mail schreiben!

  

 

imoe> Referentin: Joanna Balińska

Joanna Balińska, M.A., ist Gründerin des Beratungs- und Vermittlungsunternehmens between services. Als  PR-Journalistin, Projektmanagerin, selbständige Beraterin und Trainerin für interkulturelle Kommunikation liegen Ihre Kernkompetenzen im interkulturellen Konflikt- und Projektmanagement in der deutsch-polnischen Zusammenarbeit.

 

Kontakt:

Joanna Balińska

 

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