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Rückblick auf die Sitzung am 29. Oktober 2008

Thema: Business-Etikette in Mittel- und Osteuropa

In der kostenfreien imoe> Experten-Fragestunde Osteuropa im Oktober hatten alle Interessenten die Gelegenheit, sich Fragen zur zur Business-Etikette in Mittel- und Osteuropa beantworten zu lassen. Themenschwerpunkt waren dabei die interkulturellen Unterschiede.

  • Sie sind mit Ihrem Geschäftspartner zum Essen verabredet und fragen sich, wann Sie auf das eigentliche Thema zu sprechen kommen sollten.
  • Sie möchten wissen, welche Themen Sie beim Small Talk besser meiden sollten.
  • Sie überlegen, welches Gastgeschenk Sie mitbringen könnten, wenn Sie bei Ihrem Geschäftspartner privat zum Essen eingeladen sind.
  • Wie sprechen Sie Ihren Geschäftspartner korrekt an?


Wenn man „Doing Business“ mit Mittel- und Osteuropa in nur einem Satz definieren sollte, könnte man die folgende Formulierung wagen: „Perfekte Planung trifft Organisationstalent“. Wenn man nicht weiß, wie man mit diesen interkulturellen Unterschieden umgehen soll, entstehen Konfliktsituationen, und wenn man zusätzlich die Business-Etikette in diesem Teil Europas aus den Augen lässt, ist das Scheitern der Verhandlungen vorprogrammiert.

Wie wichtig die interkulturelle Kompetenz in der internationalen Geschäftswelt ist, bestätigen die Zahlen. Mehr als die Hälfte der Verhandlungen scheitert an mangelnder interkultureller Kommunikation. Die Business-Etikette ist ein Teil davon. Zahlreiche Tipps helfen Ihnen, souverän und sicher in der internationalen Arena zu agieren. Sie wissen, wie Sie mit folgenden Konfliktsituationen umgehen und wie Sie sich selber und Ihre Firma am besten präsentieren. Vor allem gewinnen Sie jedoch an Sicherheit während der Verhandlungen und merken, wie wichtig der Informationsaustausch hinter den Kulissen ist. Das Geschäftsessen und informelle Treffen zählen dazu.

Hieraus ergeben sich eine Vielzahl von Fragen, die zu klären sind, sowie Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen Deutschland und Mittel- und Osteuropa. Die Schwerpunkte betreffen folgende Themen:

  • Unterschiedlicher Umgang mit Zeitmanagement
  • Direkte und sachorientierte Kommunikation versus indirekte und personenorientierte Kommunikation
  • Begrüßung und Umgang mit den Titeln
  • Tipps und Tabus fürs Smalltalk
  • Dress for success
  • Trinkkultur und Tischmanieren
  • Unterschiede in der Präsentation der Firma und der Produktpalette

 

 

 

Fragen und Antworten - Ergebnisse der Experten-Fragestunde

Die wichtigsten Fragen und Antworten hat unsere Expertin Frau Joanna Sell von Intercultural Compass für Sie zusammengestellt.

 

Sie können sich den Rückblick mit diesen Themen als PDF-Dokument herunterladen.

1. Welche Unterschiede existieren zwischen der ukrainischen und der deutschen Mentalität im "doing business"?
Es gibt zahlreiche Unterschiede zwischen den beiden Ländern, aber auch viele Gemeinsamkeiten sollte man nicht aus den Augen lassen. Die Ukraine, ähnlich wie viele andere Mittel- und Osteuropäische Länder weiß die Zugehörigkeit zum europäischen Erbe sehr zu schätzen. Businessgepflogenheiten werden allerdings anders definiert, als es der Fall in Deutschland ist. Das wirtschaftliche System der beendeten Ära hat in dem ganzen Mittel- und Osteuropäischen Raum deutliche Zeichen hinterlassen. Somit liegt einer der wichtigsten Unterschiede darin, dass die Geschäftskontakte personenorientiert aufgebaut und auferhalten werden, während die deutsche Geschäftkommunikation eher sachorientiert ist. Netzwerke spielen in Mittel- und Osteuropa eine sehr wichtige Rolle und ohne Kenntnis der Vernetzung kommt man dort schwer voran. Weiterhin unterscheiden sich Deutschland und die Ukraine sowie andere Mittel- und Osteuropäische Länder im Aufbau der Geschäftskontakte. Die mündliche Kommunikation wird hier der schriftlichen bevorzugt und die persönlichen Treffen sind nicht zu unterschätzen. Im Geschäftsleben möchte man sich am Anfang in erster Linie besser kennen lernen und die Präsenz vor Ort gehört dazu. Das bessere Kennenlernen soll nicht mit einer Einladung zur Freundschaft verwechselt werden. Die Gastfreundschaft hat in allen Mittel- und Osteuropäischen Ländern die höchste Priorität, nichtsdestotrotz können die Geschäftspartner sehr formell auftreten. Zusätzlich werden das Zeitverständnis sowie die Arbeitsabläufe in Deutschland und in Mittel- und Osteuropäischen Ländern unterschiedlich verstanden. In dem besprochenen Kulturraum spielen die Multitaskingfähigkeit sowie Improvisationstalent eine wichtige Rolle. Simultanität des Erledigens der Aufgaben steht im Vordergrund und bedeutet nicht nur, dass man gleichzeitig verschiedene Handlungen ausübt, sondern auch dass man von einer Handlungsebene je nach Priorität zu einer anderen springen kann. Aus deutscher Sicht könnte dabei sogar die sichtbare Struktur fehlen. Es bedeutet jedoch nicht, dass die deutsche oder die ukrainische Arbeitsweise besser ist. Sie sind anders. Wichtig sind die Resultate, die am Ende kommen, und die sind vergleichbar.

2. Welchen Ablauf sollte man bei einer Vertragsunterzeichnung beachten? Was sind dos and dont’s?
In Mittel- und Osteuropa spielt die mündliche Kommunikation eine große Rolle. Viele Gespräche finden nicht erst am Verhandlungstisch sondern hinter den Kulissen statt. Diesen informellen Austausch soll man auf jeden Fall beachten. Ein Vorvertrag kann nach den ersten Verhandlungen dementsprechend verändert werden. Manche Geschäftspartner aus Mittel- und Osteuropa sind während den Verhandlungen sehr zuvorkommend und geben erst im Nachhinein ihre Konditionen. Die Atmosphäre bei der Vertragsunterzeichnung ist in der Regel sehr formell, aber auch positiv. Allgemein ist die positive Atmosphäre schon während der Verhandlungen den Geschäftspartner aus Mittel- und Osteuropa äußerst wichtig. Die persönlichen Kontakte spielen auch hier eine enorme Rolle. Zu direkte Formulierungen können die Atmosphäre gefährden. Aus diesem Grund ist es ratsam, genau zuzuhören und die direkten Auseinandersetzungen zu vermeiden.  Erst wenn ein Geschäftspartner aus einem Mittel- oder Osteuropäischen Land feststellt, dass er seinem deutschen Partner vertrauen kann, wird es zum Geschäftsabschluss kommen. Papiere und Verträge spielen dabei eine untergeordnete Rolle. Es bietet sich an, dass beide Seiten mehr Geduld und Zeit in die Entwicklung der Geschäftsbeziehungen investieren.

3. Wie vermeidet man Konfliktsituationen schon beim Informationsaustausch?
Wie bereits besprochen, zu direkte Formulierungen sind fehl am Platz. Zahlreiche Konfliktsituationen kann man vermeiden, wenn man ständig Respekt und Offenheit für die andere Kultur zeigt. Hier gilt nur eine Regel: je mehr man über die Zielkultur weiß und je besser man die Zusammenhänge versteht, desto besser ist man auf Begegnungen mit den Geschäftspartnern aus dem Zielland vorbereitet. Hierzu dienen die interkulturellen Trainings und Coachings, die nicht nur Wissen vermitteln sondern auch die interkulturelle Kompetenz im Focus haben.

4. Was ist eigentlich die interkulturelle Kompetenz und wie kann man sie erwerben?
In der Ära der Globalisierung spielt die interkulturelle Kompetenz zunehmend eine wichtige Rolle. Bis vor kurzem wurde dieser Begriff eher als ein Zusammenspiel von Softskills angesehen. Als die Geschäftsmänner, die international tätig waren, zugeben mussten, dass wegen der fehlenden interkulturellen Kompetenz Milliardengeschäfte nicht zustande kamen, wurde die interkulturelle Sensibilisierung als Erfolgsfaktor erkannt. Inzwischen, weiß man, dass die interkulturelle Kompetenz nicht von heute auf morgen erworben werden kann, sondern ein lebenslanger Prozess ist. Es gibt vier Bestandteile der interkulturellen Kompetenz, und jemand kann interkulturell kompetent genannt werden, erst wenn ein Zusammenspiel aller vier zustande kommt. Es sind nämlich:

  • Interkulturelle soziale Kompetenz:
    Empathie, Toleranz, Teamfähigkeit, Anpassungsfähigkeit
  • Interkulturelle individuelle Kompetenz
    Lernbereitschaft, Rollendistanz, optimistische Grundhaltung
  • Interkulturelle Fachkompetenz
    Fachkenntnisse, Berufserfahrung, Kenntnisse der fachlichen Infrastruktur
  • Interkulturelle strategische Kompetenz
    Organisationsfähigkeit, Wissensmanagement, Problemlösungsfähigkeit, Entscheidungsstärke

In erster Linie ist es sehr wichtig, sich zu fragen, welche dieser Qualifikationen bringe ich mit und an welchen muss ich noch arbeiten. Weiterhin ist es wichtig zu wissen, welche Kultur oder besser gesagt Kulturen meine eigene Lebenseinstellung geprägt haben. Wie gehe ich auf die Menschen zu, wie kommuniziere ich, eher direkt oder indirekt (durch die Blumen), wie gehe ich mit den Ressourcen um: mit der Zeit, mit den Mitarbeitern. Was erwarte ich von den Anderen aufgrund meiner persönlichen Perspektive? Erst wenn man diese und noch einige andere Fragen beantwortet und automatisch ein bisschen mehr Distanz zu dem eigenen kulturellen Hintergrund bekommt, kann man sich aus einer anderen Perspektive betrachten und in die Rolle anderer Personen versetzen.

5. Wie kann man sich ein interkulturelles Training mit Schwerpunkt Business Etikette vorstellen?
Dieses Training wird ähnlich wie ein interkulturelles Training konzipiert. Ein wichtiger Teil ist dabei die interkulturelle Sensibilisierung (siehe Frage zur interkulturellen Kompetenz) und die Übungen, die die eigene Perspektive deutlich machen. Die Business Etikette in ausgewählten Zielländern (die Auswahl wird im Briefing vor dem Training geklärt) bildet den Schwerpunkt am inhaltlichen Input und die Case Studies, Critical Incidents sowie die Rollenspiele drehen sich um Savoir Vivre in der Geschäftswelt.
  
6. Was sollte bei Präsentationen vor dem Publikum aus Mittel- und Osteuropa beachtet werden?
Das Publikum in diesem Kulturraum ist sehr anspruchsvoll. Zu lange Präsentationen, wo zum Beispiel die Firma auf mehreren Folien in Details vorgestellt wird, werden eher kritisch ausgewertet. Die Präsentation muss auf den Kunden zugeschnitten werden. Die Produktpalette soll dabei im Vordergrund stehen. Falls die Produkte individuell angefertigt werden, soll es transparent kommuniziert werden, weil man so die Irritationen bei den Fragen nach Preisen vermeiden kann. 

7. Ist man bei seinem Geschäftspartner Zuhause eingeladen, was empfiehlt sich da als Geschenk?
Das Privat- und Berufsleben vermischen sich in Mittel- und Osteuropa sehr oft. Die Einladungen nach Hause werden häufig ausgesprochen und sind ein Zeichen, dass die Vertrauensbasis bereits vorhanden ist. Das Geschäftsessen zu Hause wird nicht selten von allen Mitgliedern der Familie vorbereitet. Wichtig ist es, im Vordergrund zu wissen, wer an dem Abend präsent wird. Für den Herren des Hauses bietet sich eine Flasche Wein an, für die Gastgeberin ein Blumenstrauß und für die Kinder Süßigkeiten. Originelle Geschenke, wie zum Beispiel eine regionstypische Kleinigkeit werden auch sehr geschätzt.   

8. Welche Tischmanieren sind allgemein in Osteuropa zu beachten und welche Gesprächsthemen sind im Smalltalk empfehlenswert und von welchen ist eher abzuraten?
Mittel- und Osteuropäische Länder sind für ihre Gastfreundschaft bekannt. Es wird als unhöflich empfunden, wenn man zu schnell sagt, man sei satt. Dies wird meist als falsche Bescheidenheit interpretiert. In der Regel fragen die Gastgeber mehrmals, ob sich der Gast doch nicht umentschieden hat. Bei einer Einladung nach Hause ist es üblich, mit 15 minütiger Verspätung zu erscheinen. Dies erlaubt den Gastgebern, alles rechtzeitig vorzubereiten. Beim Geschäftsessen werden Arbeit und Privates miteinander verbunden. Mittel- und Osteuropäer sind Meister im Smalltalk und ergreifen gern die Initiative. Lob der Schönheit der Landschaft und der einzelnen Städte bringt Ihnen natürlich Bonuspunkte. In einigen Ländern und einigen Milieus ist das Thema Reisen sehr beliebt. Aber auch hier sollte man abwarten bis es angesprochen wird. 

9. Wann kommt man bei dem Geschäftsessen auf das eigentliche Thema zu sprechen?
Hier wird Geduld geboten. Mittel- und Osteuropäer können sehr formell bei den Geschäftskontakten sein, aber wenn das erste Eis bricht und sie das Gefühl haben, dass die so genannte Chemie stimmt, sind sie Meister der Unterhaltung. Bei Geschäftsessen ist es üblich den Businesstalk mitunter fortzuführen, aber nicht sofort am Anfang des Abends. Zuerst stehen Anekdoten und kurze Geschichten im Vordergrund. Nicht selten wird auch dem Privatleben Preis gegeben. Erst anschließend wird über geschäftliche Angelegenheiten gesprochen. 

10. Welche Themen sollte ich in Mittel- und Osteuropäischen Ländern, z.B. Polen und Russland meiden?
Ein Katalog der Tabuthemen für Mittel- und Osteuropäische Länder existiert nicht. Sie sind sehr heterogen, und in allen diesen Ländern gibt es unterschiedliche Themen, die man lieber meiden soll. In Polen beispielsweise könnte es die Pipeline sein, in Russland könnte zum Beispiel Kritik des Kommunismus für Verwirrung sorgen. Es wird als Teil der Geschichte verstanden, und wenn überhaupt jemand dieses Thema einschneiden sollte, ist es eher die russische Seite.

11. Wie soll ich meinen Geschäftspartner ansprechen, wenn ich seinen Namen überhaupt nicht aussprechen kann?
Die Aussprache in den slawischen Sprachen ist in der Tat sehr schwierig. Zum Glück ist die Ansprache mit den Nachnamen in Mittel- und Osteuropäischen Ländern nicht üblich. Man benutzt das Wort „Herr“ oder „Frau“ und eventuell den Vornamen, wenn man die Person besser kennen lernt und sie in der Hierarchie niedriger ist, beispielsweise eine Sekretärin wird „Frau Silvia“ angesprochen. Wenn die Person auf der Hierarchieleiter den gleichen Platz einnimmt wie Sie oder höher steht und eventuell einen Titel hat, sagt man: „Herr Doktor“, „Frau Professor“. Sonst sind die Positionen im Gebrauch, wie z.B. „Herr Direktor“, „Frau Vorsitzende“.


imoe> Referentin: Joanna Sell

Frau Joanna Sell von Intercultural Compass bietet interkulturelles Training an, dieses beinhaltet vor allem:

  • Business-Etikette im interkulturellen Umfeld
  • Fit für Europa – interkulturelle Kompetenz
  • Kulturspezifische Managementtrainings
  • Länderspezifische interkulturelle Trainings: "Fit für Allemania" für Deutschland und "Fit für Polonia" für Polen


Kontakt:

Joanna Sell
Salzweg 53
30952 Ronnenberg
Telefon: 05109 - 562331
Fax: 05109 - 562331
E-Mail: info@interculturalcompass.de
Internet: www.interculturalcompass.com

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zum imoe>- Team:

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